【Excel2016】「ドキュメント検査機能では削除できない・・・」を非表示に

Excel2016

どーもー社内ボッチSEの福助です。

今日はExcel(エクセル)を保存する時に

「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報がドキュメントに含まれていることがありますので、ご注意ください。」

との確認メッセージが表示される件につきましての記事になります。

いきなりよく分からない見た事もないメッセージが出てくるとビックリしますよね。

しかも個人情報という文言が尚更です。

  • このメッセージが表示される原因
  • メッセージを非表示にする方法

を解説させて頂きます。

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Excel保存時の「ドキュメント検査機能では削除できない・・・」を非表示に

環境のご説明

今回説明する環境ですが下記の通りとなります。

■OS
Windows10 Enterprise

■Microsoft Office
Office2016Professional(Excel2016)

■パソコンスペック
メモリ:8GB
Bit数 :64bit

■ネットワーク
無線LAN(固定IP)

「ドキュメント検査機能では削除できない・・・」とは?

冒頭にも記載しましたがExcel(エクセル)を保存しようとした時に出てくる

「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報がドキュメントに含まれていることがありますので、ご注意ください。」

というメッセージが表示される原因は一体なんなのでしょうか。

メッセージの内容から読み取るには非常に分かりにくい文面ですよね。
これだけで意味を理解する事は困難です。

  • 個人情報
  • ドキュメント検査機能

と分けて説明をしていきますのでお付き合い願います。

またこのメッセージを非表示にする方法も記載しておりますが
メッセージの意味を理解してから設定する事をお勧めします。

Excel(エクセル)に保存されている個人情報

Excel(エクセル)には個人情報が保存されているのはご存知でしょうか?

個人情報と聞くと何やら洩れると非常にまずいものを想像してしまいますが
ここでいう個人情報とは

・Excel(エクセル)の作成者のユーザー名
・最終更新者のユーザー名

を指しており、自動的にExcel(エクセル)内に保存される様になっているんです。

詳しくは下記記事にまとめてありますので参考にして下さい。

個人情報がエクセルに自動保存されている!?
どーもー福助です。今日は個人情報がエクセルに自動保存されている!?についての記事になります。これはエクセルを使う人は必ず知っておいた方が良いので是非覚えていって下さい。個人情報がエクセルに自動保存環境のご説明今回説明する環境で...

「ドキュメント検査機能」とは

次に「ドキュメント検査機能」とは・・・

Excel(エクセル)のドキュメント内(プロパティ)を保存した時に検査して
個人情報を自動で削除してくれる機能となります。

削除するのは先ほどの

  • Excel(エクセル)の作成者のユーザー名
  • 最終更新者のユーザー名

と、また下記項目も併せて情報が変更されます。

  • 作成日付  ・・・ 作成日付 → 削除した日付
  • 最終印刷日 ・・・ 印刷日付 → 情報削除

このドキュメント検査機能はデフォルト設定が「有効」になっています。

「ドキュメント検査機能では削除できない・・・」と表示される原因

「ドキュメント検査機能」「個人情報」
の意味が分かった所で、

「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報がドキュメントに含まれていることがありますので、ご注意ください。」

のメッセージとはどういう意味かというと・・・

Excel(エクセル)を保存した時に個人情報を自動削除してるけど
Excel(エクセル)内に入力されている個人情報削除できないので注意してね。

エクセルからの優しい注意メッセージだったのです。

という事で「ドキュメント検査機能では・・・」と表示される原因は
ドキュメント検査が有効になっているからでした。

ドキュメント検査機能が有効になっている限り
保存時に毎回このメッセージが表示されちゃいます。
(邪魔ですよね・・・)

ドキュメント検査機能を無効にすればメッセージ表示を非表示にする事ができますが
保存した時に個人情報が自動削除されなくなってしまいますので
そこを理解の上設定に進んで下さい。

ドキュメント検査機能を「無効」にする方法・手順

ドキュメント検査機能を「無効」にし
Excel(エクセル)を保存した時に
「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報が・・・」
メッセージ表示を非表示にする設定方法です。

Excel(エクセル)個々で設定していくのではなく、
一つのExcel(エクセル)に対して設定をすれば全てのExcel(エクセル)で
同一の設定となります。

保存時に個人情報を自動削除機能を「無効」にする方法・手順
  • 手順①
    Excel(エクセル)を起動

    Excel(エクセル)を起動し
    「ファイル」を選択します。

  • 手順②
    「オプション」を選択

    「オプション」を選択します。

  • 手順③
    「セキュリティセンターの設定」を選択

    「セキュリティセンター」「セキュリティセンターの設定」
    と選択します。

  • 手順④
    「プライバシーオプション」内を設定

    プライバシーオプション」を選択し
    ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する
    項目のチェックを外します。

    これでExcel(エクセル)を保存した時に
    「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報が・・・」
    のメッセージは表示しなくなりました。

まとめ

Excel保存時に

「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報がドキュメントに含まれていることがありますので、ご注意ください。」

と表示される原因は

ドキュメント検査機能(個人情報を自動削除)が有効になっており
保存した時に注意を促している為。

という事でした。

私が考えるには
Excel(エクセル)の中にはユーザー名が保存されている事
取り扱う方が認識していれば
自動削除機能は無効にしておいて問題ないと思います。

認識していれば社外に提出する資料等は
個人情報を削除してから提出するはずです。

毎回メッセージが表示されてしまう鬱陶しさのが私にとっては嫌かなと。

もちろん自動削除してくれる設定が「有効」の方がセキュリティ上は間違いなく良いですけどね。

が、各会社、個人によって考え方は異なると思いますので
よく検討した上で設定を行って下さい。

最後までお読み頂きましてありがとうございました。

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