こんにちはー福助です。
Outlook2016の署名設定機能を使って新しいメールに文言を自動挿入する方法
Outlook2016で署名機能を簡単設定して活用
環境のご説明
今回説明する環境ですが下記の通りとなります。
| 項目 | OS | Microsoft Office | メモリ | Bit数 | ネットワーク |
|---|---|---|---|---|---|
| 内容 | Windows10 Enterprise | Office2016Professional | 8GB | 64bit | 無線LAN |
Outlookの「署名」機能とは？
そもそも「署名」とはどういったものかを簡単にご説明させて頂きます。
署名というの送信者の情報を載せ自分が何者かを相手に伝える為に使われます。
・名前
・会社名
・部署
・電話番号
・メールアドレス
よく下記の様な文言を見た事がありませんでしょうか？これが署名です。
（署名の例）
—————————————–
〒279-0031 千葉県浦安市舞浜１−１
（株）オリエンタルランド
経営管理本部 経営戦略部
伊藤 太郎
mail：taro-ito@orientalland.com
TEL：999-999-9999
FAX：999-999-9999
—————————————–
これを毎回手打ちで入力するのは非常に手間になる為、
「署名」という機能を使用して自動でメール本文に入力しようというものです。
署名設定方法を簡単解説
ではさっそくOutlook2016での署名設定方法を解説していきます。
簡単にできますのであなたもOutlookを開きながら一緒に操作していきましょう。
- 手順①「ファイル」を選択
Outlookを開き画面左上にあるファイルを選択します。
- 手順②オプションを選択
左側メニューの中からオプションを選択します。
（Verにより表示位置が異なる場合がありますのでご注意下さい） - 手順③「署名」を選択
左側メニューの中からメールを選択します。
その後右側の中から署名を選択します。 - 手順④「新規作成」を選択
署名とひな形のウインドウが開いてきますので
新規作成ボタンを選択します。 - 手順⑤署名の名前を入力
新しい署名ウインドウが開いてきますので
任意の名前を付けてOKを選択して下さい。
（例では「署名①」としました） - 手順⑥設定したい署名を入力
署名の編集項目内に署名として自動入力したい文言を記入しOKを選択します。
（フォントの種類や大きさや、位置も設定する事が可能です）その後の画面も「OK」を選択して抜けて下さい。
- 手順⑦新しいメッセージに設定
新しいメッセージに先ほど作成した「署名①」を設定します。
※返信/転送時にも署名を使用したい場合は同じく設定願います。 - 手順⑧新規メールで署名自動挿入確認
新しいメールを作成すると先ほど設定した署名が
自動で挿入している事が確認できます。以上で設定完了です。
補足：作成した署名をテンプレートとして他のPCへ移行する方法
Outlookの署名へ登録した情報はパソコンの下記場所にファイルとして保存されております。
ですので署名情報の「バックアップ」や「移行」が可能なのです。
C:/Users/(ユーザー名)/AppData/Roaming/Microsoft/Signatures
詳しくは下記記事にてご紹介しておりますのでご覧ください。
→こちら(※作成中です)
まとめ
Outlook2016署名設定機能を使って新しいメールに文言を自動挿入する方法
「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」を選択し、
任意の署名を入力する。
Outlookの署名機能はまだまだ便利機能の基礎的な部分です。
一つずつ設定をしていきあなたの環境にあった最適な状態にしていきましょう。
本記事も最後までお読みいただきありがとうございました。
何かお困りごとやご相談、ご意見等ございましたらコメント願います。
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