【署名設定】メールに文言を自動挿入する方法を簡単解説(Outlook2016)

こんにちはー福助です。

本記事の内容

Outlook2016署名設定機能を使って新しいメールに文言を自動挿入する方法

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Outlook2016で署名機能を簡単設定して活用

環境のご説明

今回説明する環境ですが下記の通りとなります。

項目OSMicrosoft OfficeメモリBit数ネットワーク
内容Windows10 EnterpriseOffice2016Professional8GB64bit無線LAN(固定IP)

Outlookの「署名」機能とは?

そもそも「署名」とはどういったものかを簡単にご説明させて頂きます。

署名というの送信者の情報を載せ自分が何者かを相手に伝える為に使われます。

(例)署名に載せる情報

・名前
・会社名
・部署
・電話番号
・メールアドレス

よく下記の様な文言を見た事がありませんでしょうか?これが署名です。

(署名の例)

—————————————–
〒279-0031 千葉県浦安市舞浜1−1
(株)オリエンタルランド
経営管理本部 経営戦略部
伊藤 太郎
mail:taro-ito@orientalland.com
TEL:999-999-9999
FAX:999-999-9999
—————————————–

これを毎回手打ちで入力するのは非常に手間になる為、
「署名」という機能を使用して自動でメール本文に入力しようというものです。

署名設定方法を簡単解説

ではさっそくOutlook2016での署名設定方法を解説していきます。
簡単にできますのであなたもOutlookを開きながら一緒に操作していきましょう。

署名設定方法
  • 手順①
    「ファイル」を選択

    Outlookを開き画面左上にあるファイルを選択します。

  • 手順②
    オプションを選択

    左側メニューの中からオプションを選択します。
    (Verにより表示位置が異なる場合がありますのでご注意下さい)

  • 手順③
    「署名」を選択

    左側メニューの中からメールを選択します。
    その後右側の中から署名を選択します。

  • 手順④
    「新規作成」を選択

    署名とひな形のウインドウが開いてきますので
    新規作成ボタンを選択します。

  • 手順⑤
    署名の名前を入力

    新しい署名ウインドウが開いてきますので
    任意の名前を付けてOKを選択して下さい。
    (例では「署名①」としました)

  • 手順⑥
    署名を記入

    署名の編集項目内に署名として自動入力したい文言を記入OKを選択します。
    (フォントの種類や大きさや、位置も設定する事が可能です)

    その後の画面も「OK」を選択して抜けて下さい。

  • 手順⑦
    新規メールで署名自動挿入確認

    新しいメールを作成すると先ほど設定した署名が
    自動で挿入している事が確認できます。

    以上で設定完了です。

今回の設定で署名が自動挿入されるのは新しいメッセージ作成時のみです。
「返信」「転送」をした際は署名が自動挿入されませんのでご注意下さい。
設定方法はこの後ご紹介させて頂いておりますので参考にして下さい。

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Outlook2016の署名機能をさらに活用する方法

署名設定ができたら次はあなたの環境によって
さらに活用可能な様に設定を行って下さい。

私からご案内するのは次の2つの記事です。
時間があれば目を通すだけでもして下さい。

■署名を「返信/転送」時に自動挿入する方法

→こちら(※作成中です)

■作成した署名をテンプレートとして他のPCへ移行する方法

→こちら(※作成中です)

C:/Users(ユーザーID)/AppData/Roaming/Microsoft/Signatures

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まとめ

本記事の内容

Outlook2016署名設定機能を使って新しいメールに文言を自動挿入する方法

署名設定方法

「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」を選択し、
任意の署名を入力する。

Outlookの署名機能はまだまだ便利機能の基礎的な部分です。
一つずつ設定をしていきあなたの環境にあった最適な状態にしていきましょう。

本記事も最後までお読みいただきありがとうございました。

何かお困りごとやご相談、ご意見等ございましたらコメント願います。

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