【エクセル】個人情報がExcelに自動保存されている!?

Excel2016

どーもー福助です。

今日は

個人情報がエクセルに自動保存されている!?

についての記事になります。

これはエクセルを使う人は
必ず知っておいた方が良いので
是非覚えていって下さい。

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個人情報がエクセルに自動保存

環境のご説明

今回説明する環境ですが下記の通りとなります。

■OS
Windows10 Enterprise

■Microsoft Office
Office2016Professional(Excel2016)

■パソコンスペック
メモリ:8GB
Bit数 :64bit

■ネットワーク
無線LAN(固定IP)

自動保存される個人情報とは

表題からの通りエクセルには
個人情報を自動で保存する機能があります。

みなさんは自動保存されているのはご存知でしょうか?

個人情報と聞くと口座番号とかを想像してしまいますが
そういったヤバイものではありません。

・エクセルの作成者ユーザー名
最終更新者ユーザー名

が、標準の設定では自動的に保存される様になっているんです。

なんだユーザー名なら大丈夫と思ってしまいがちですが
ユーザー名が漏れてしまうと
予期せぬセキュリティ問題が発生する可能性が
ありますので注意が必要です。

ただ、逆に自動削除する機能もあります。

この機能はデフォルトで「有効」になっており、
保存した時に個人情報を自動で削除してくれます。

何も設定を触らなければ
自動で保存して自動で削除してくれるという事です。

(保存して削除して・・・一体これは何をしているんでしょう)

自動保存の詳しい設定箇所等
下記記事でまとめてありますのでよければ参考にして下さい。

【Excel2016】「ドキュメント検査機能では削除できない・・・」を非表示に
Excel保存時の「ドキュメント検査機能では削除できない・・・」とは何か?ですがExcelのプロパティに保存されている個人情報を懸念して表示されているメッセージです。この表示を消すにはセキュリティセンターのプライバシーオプションで設定をします。

【確認方法】自動保存されている個人情報を確認

冒頭でもありました通り、個人情報とは

・エクセルの作成者のユーザー名
・最終更新者のユーザー名

を指しております。

では、対象のエクセルのプロパティに
現在どんな個人情報が自動保存されているのか?

確認する方法です。

自動保存された個人情報を確認する方法
  • 手順①
    エクセル を開く

    自動で保存される個人情報を確認したい
    エクセル を開きます。

  • 手順②
    「ファイル」タブを選択

    左上の「ファイル」タブを選択します。

  • 手順③
    自動保存されている個人情報を確認

    左側のメニューから「情報」を選択します。
    切替わった画面の右側に「関連ユーザー」という項目があります。
    その中にある
    作成者」「最終更新者
    を確認して下さい。
    ここが自動保存されている個人情報となります。

【削除方法】自動保存されている個人情報を削除

先ほどの手順で自動保存されている個人情報を確認し、
手動で削除したい場合下記の手順で削除して下さい。

削除されるのは

・エクセルの作成者のユーザー名
・最終更新者のユーザー名

と、下記も一緒に更新or削除されますのでご注意下さい。

作成日付削除した日付
最終印刷日情報削除
Excelの個人情報手動で削除する方法
  • 手順①
    エクセル を開く

    保存されている個人情報を削除したい
    エクセルを開きます。

  • 手順②
    「ファイル」タブを選択

    左上の「ファイル」タブを選択します。

  • 手順③
    ドキュメント検査を選択

    左側のメニューから「情報」を選択し、
    問題のチェック」→「ドキュメント検査」と選択していきます。

  • 手順④
    検査をスタート

    ドキュメントのプロパティと個人情報」に
    チェックが付いている事を確認し
    検査」を選択します。

  • 手順⑤
    個人情報を削除する

    しばらく待つとドキュメントの検査結果が表示されます。
    その中の
    ドキュメントのプロパティと個人情報」の項目にある
    すべて削除」を選択します。

    画面の表示内容が切り替わり
    ドキュメントのプロパティと個人情報が削除されました
    と表示されたら個人情報が削除されております。

    閉じる」を選択して画面を閉じて下さい。

  • 手順⑥
    個人情報を確認する

    ■関連する日付
    更新日時
    最終印刷日

    ■関連ユーザー
    作成者
    最終更新者

    の箇所にあった情報が無くなっている事が確認できます。

    これにて作業完了です。

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まとめ

基本的に社内のみの資料なら
問題無いと思いますが、
社外に提出する等の
不特定多数の方に見られてしまう
可能性がある場合は注意が必要です。

福助のオススメは
対象のファイルを取り扱う人が・・・

社内や身内のみ → 気にしない。
社外等の不特定多数 → 個人情報は削除

が良いかと思います。

それぞれで検討の上判断をお願いします。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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